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南京农业大学因公出访须知

因公出访须知

南京农业大学国际合作与交流处

20149

为保证因公出国(境)管理工作规范有序地开展,更好地为我校加快建设世界一流农业大学的目标服务,使其制度化、常态化。根据上级主管部门关于因公出国(境)审批和管理的有关规定,结合我校实际情况,特制定本服务手册。

一、因公出访任务类别

1. 根据任务来源,因公出访分:国家公派留学、国家公派出国(境)工作、江苏省公派留学、学校公派留学等四类。

国家公派出国(境)留学:通过个人申请、学校推荐、获得国家留学基金委(CSC)资助的出国(境)留学项目,以及国家其他部委资助的出国(境)访问、学习、进修、合作研究和培训等项目。

国家公派出国(境)工作:通过学校推荐,国家部委派出,赴国(境)外执行援外、驻外和孔子学院教学与科研等任务。

江苏省公派出国(境)留学:通过个人申请、学校推荐、获得江苏省教育厅和其他厅局资助的出国(境)留学项目。

学校公派出国(境)留学:学校根据工作需要,同意派出赴国(境)外学习、进修、合作研究、学术访问、参加会议、讲学和培训等。

2. 根据在国(境)外停留期限,分短期出访长期出访两种。境外停留期限在3个月(含)以下者为短期出访;境外停留期限在3个月以上者为长期出访。

3. 根据出访任务,个人所持证照分因公护照(证)因私护照(证)两种。执行短期出访任务人员,持公务普通护照(证)出国(境),其证照、签证()等手续由国际合作与交流处负责办理;执行长期出访任务人员,经学校批准同意派出后,自行办理因私证照及签证(注)出国(境)。

二、因公出访手续办理流程

(一)出访申请材料准备

1. 因公出访任务执行“一事一报”的审批制度。

2. 出访人员须提前45天(出访美国、墨西哥、巴西、俄罗斯和我国台湾地区,须提前三个月)登录学校外事系统,在线填写并提交《南京农业大学公派出国(境)审批表》,同时,把外文邀请信和中文翻译的扫描件及《访问日程表》、《出国(境)人员名单表》和《近两年出访情况表》(相关表格可在国际合作与交流处网站下载)等出访申请附表以附件形式提交。

3. 邀请信内容必须真实、具体,包括拟出访单位、出访目的和出访期限等;严禁提供虚假邀请信、与工作无关的企业或中介公司出具的邀请信,不得擅自修改邀请信。

4. 初次出访人员,须提供相关的外语成绩证明(四、六级大学英语成绩、雅思或托福成绩等)。

(二)申请流程(注:因个人信息不完善而无法在线申请者,请填写纸质材料扫描发至国际处综合科邮箱)

1. 教职工

校园信息门户→外事系统(业务系统)→右上角“当前角色”身份切换为“教职工”→因公出国(境)管理→因公出国(境)申请→逐项、完整填写相关内容→附件上传(外文邀请信和中文翻译的扫描件及出访申请附表)→提交申请。

请自行跟进审批进程,直至申请状态显示“待国际处报文”时,才正式完成因公出国(境)申请。

2. 研究生

校园信息门户→外事系统(业务系统)→因公出国(境)管理(“学生项目出国管理”下一行)→因公出国(境)申请→逐项、完整填写相关内容→附件上传(外文邀请信和中文翻译的扫描件及及出访申请附表)→提交申请。

请自行跟进审批进程,直至申请状态显示“待国际处报文”时,才正式完成因公出国(境)申请。

3. 本科生

校园信息门户→外事系统(业务系统)→因公出国(境)管理(“学生项目出国管理”下一行)→因公出国(境)申请→逐项、完整填写相关内容→附件上传(外文邀请信和中文翻译的扫描件及及出访附表)→提交申请。

请自行跟进审批进程直至申请状态显示“待国际处报文”时,才正式完成因公出国(境)申请。

(三)审核流程

1. 导师审核

校园信息门户→外事系统(业务系统)→右上角“当前角色”身份切换为“导师管理组”→点取按钮“”(研究生姓名前)→“网页对话框”左下侧,点取“审核通过”按钮,即可完成。

2. 派出单位领导审核

校园信息门户→外事系统(业务系统)→右上角“当前角色”身份切换为“院系领导”→点取按钮“”(教职工姓名前)→“网页对话框”左下侧,点取“审核通过”按钮,即可完成。

3. 校领导审核

校园信息门户→外事系统(业务系统)→右上角“当前角色”身份切换为“校领导组”→点取按钮“”(中层干部姓名前)→“网页对话框”左下侧,点取“审核通过”按钮,即可完成。

(四)证照办理(适用于因公短期出访人员)

1. 因公短期出访申请获得批准后,凭出访任务批件(江苏省人民政府负责颁发,国际合作与交流处代办)和《因公临时出国(境)人员备案表》(学校人事处负责办理)申请办理护照或赴港澳台通行证。

2. 申请人须填写《因公护照申请卡》(不可更改此表格式)(由国际合作与交流处/港澳台办公室提供),并提交证(照)专用照片1张(近半年内小二寸白底彩色半身免冠照片)、邀请信复印件和身份证复印件各1份。

3. 护照或赴港澳通行证办理(或已有证照的确认)的时间为5个工作日。

(五)签证办理(适用于因公短期出访人员)

1. 根据出访国家要求,填写相应签证申请表。

2. 将有效护照(距所申请的出访日期至少有半年的有效期,出访美国须壹年以上)、邀请人亲笔签名的邀请信原件、签证用照片(照片规格视出访国家需要而定)及有关签证证明材料提交国际合作与交流处。

3. 按照江苏省人民政府颁发的出访任务批件天数申请签证。

4. 办理签证所需时间视不同国家而定,一般两周左右(10个工作日),拉美、非洲等国时间不确定,请预留足够的签证时间。

三、证(照)管理

1. 根据江苏省人民政府的相关管理规定,出访人员回校后7天内必须将因公护照(证)交由国际合作与交流处代为保管;并提交出访总结报告(总结报告表格可国际合作与交流处网站下载)。

2. 一次出访任务只允许持一本护照(证),不得持因私护照(证)和因公护照(证)同时出访。

3. 为维护国家安全及境外人身安全,出访期间如涉及有关国家机密、安全等问题,回校后须及时向学校有关部门汇报。

四、出访经费核销管理

1. 出访人员按时将因公护照(证)和出访总结报告交至国际合作与交流处后,方可办理出访经费核销手续。

2. 申请核销时,须认真如实填写《南京农业大学差旅费报销表》,相关票据需用中文分类注明(住宿费、交通费等),经出访人员和院系负责人签字确认后,与出访任务批件、电子机票行程单和证(照)、签证(注)、出入境记录复印件一起提交国际合作与交流处审核。

3. 出访人员如接受其他单位资助,在报销费用时须如实汇报和填写,并提供相关证明材料。

五、因公出访的相关管理规定

1《关于加强我校因公临时出国(境)人员护照(证)的管理规定》,校外发

[2008]34号,2008122日颁发。

2.关于印发《南京农业大学公派出国(境)人员管理暂行规定》的通知,校外

[2013]167号,2013427日颁发。

3.《关于因公临时出国经费核算办法》的通知,南农大外派字[2014]1号,2014

225日印发。

4.关于印发《南京农业大学教师公派留学绩效考核办法(试行)》的通知,南农大校外发[2014]90号,2014330日颁发。

5.关于印发《南京农业大学因公临时出国(境)人员审批管理暂行规定》的通知,南农大校外发[2014]135号,201456日印发。

国际合作与交流处工作人员

办公地址:南京农业大学行政北楼D607

联系方式:电话:025-84398711 传真:025-84396326

E-mailwbzhk@njau.edu.cn 部门网址:http://www.njau.edu.cn

 
 
 
 

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